Kaufmännische Verwaltung

Mietverhältnisse:
Abschluss und Kündigung von Mietverträgen, einschließlich der Abnahme und Übernahme der Mietsache, Mietinkasso und Geltendmachung aller Ansprüche, die dem Auftraggeber aus den Mietverhältnissen zustehen, Überwachung des Mieteinganges, Mahnwesen, Führung der Mietkautionen, Überprüfung von Mieterhöhungsmöglichkeiten, Geltendmachung vertraglich vereinbarter Mieterhöhungen, soweit sich der Erhöhungsbetrag unmittelbar aus dem Mietvertrag ergibt, Ermittlung der Heiz- und Warmwasserkosten und Abrechnung der Kosten mit den Mietern, gesamter mündlicher und schriftlicher Verkehr mit den Mietern.

Zahlungsverkehr:
Pünktliche Bezahlung aller das Anwesen betreffenden Bewirtschaftungskosten und Annuitäten nach vorheriger Prüfung.

Behörden:
Gesamter Verkehr mit den Behörden, soweit er die laufende Verwaltung des Anwesens betrifft.

Versicherungen:
Prüfung des Versicherungsbedarfes, Abschluss und Kündigung von Versicherungsverträgen für das Anwesen im Einvernehmen mit dem Hauseigentümer und Abwicklung von Schadensfällen mit den Versicherungsgesellschaften und Dritten.

Hilfskräfte:
Einstellung und Entlassung, Anweisung und Überwachung von Hifskräften (Hausmeister, Reinigungspersonal und dgl.)

Geräte und Heizmaterial:
Beschaffung der für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung erforderlichen Gebrauchsgegenstände (wie Geräte für Hausmeister) und Versorgungsgüter (wie Heizmaterial)

Hausbuchhaltung:
Erfassung aller Zahlungsvorgänge (Einnahmen / Ausgaben), Mieten, Kosten, Sonderzahlungen, Kautionsabrechnung Erstellung einer Jahresgesamtabrechnung für den Eigentümer (Aufstellung Einnahmen/Ausgaben gemäß Konto)

Technische Verwaltung

Instandhaltung und Instandsetzung:
Laufende Überwachung des baulichen Zustandes (ggf. unter Hinzuziehung sachkundiger Dritter auf Rechnung des Eigentümers), Vergabe und Überwachung aller notwendigen Reparaturen unter Auswahl geeigneter Fachfirmen, Abschluss von Wartungsverträgen und Vergabe von Wartungsarbeiten, Vorausplanung aperiodischer Instandhaltungs- und Instandsetzungs- maßnahmen.

Gesonderte Zustimmung des Hauseigentümers:
Vor folgenden Tätigkeiten wird die Zustimmung des Hauseigentümers eingeholt: Kündigung und Neuvermietung Reparaturen ab einem gewünschten bzw. vereinbarten Betrag Einleitung gerichtlicher Verfahren mit Unterstützung eines Rechtsanwaltes (Forderung/Räumung etc.) Wunsch des Eigentümers werden vom Verwalter gegen ein gesondert zu vereinbarendes Entgelt folgende Aufgaben übernommen: Gesonderte Abrechnungen (monatlich, quartalsweise) für den Eigentümer Feststellung der Einkünfte aus Vermietungen und Verpachtungen für die Steuererklärungen, soweit sie das Verwaltungsobjekt betreffen, Wirtschaftlichkeitsberechnungen Ausführung besonderer behördlicher Auflagen Verkehrswertermittlung des Verwaltungsobjektes Betreuung, Überwachung und Finanzierung von Umbauten, Ausbauten, Modernisierungen und größeren Instandhaltungs- und Instandsetzungs- maßnahmen (Umbau / Sanierung Wohnung etc.) .

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Leistungskatalog zur Wohneigentumsverwaltung

Grundleistungen

1. Wirtschaftsplan
Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kostenart, in Form von Einzel-Wirtschaftsplänen je Sonder-/Teileigentum. Über die Annahme des Wirtschaftsplanes entscheidet die nächste Eigentümerversammlung durch Stimmenmehrheit, sofern nicht in der Gemeinschaftsordnung oder durch Beschluss eine andere Regelung festgelegt ist.

2. Jahresabrechnung und Bericht
a) Jahres-Abrechnung
Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Hausgeld-Einnahmen und Ausgaben des Vertragszeitraumes als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum, ohne getrennten Ausweis der Mehrwertsteuer und der Verrechnungskonten.
b) Einsicht in Unterlagen
Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme innerhalb der Bürozeiten – nach vorheriger Terminvereinbarung – im Büro der Verwaltung zur Verfügung.

3. Eigentümerversammlung und Niederschrift
a) Eigentümerversammlung
Einladen und Durchführen einer Eigentümerversammlung mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten zu einem zumutbaren Zeitpunkt.
b) Einladung zur Versammlung
Die Einladung wird jedem Eigentümer ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zugestellt.
c) Vorsitz und Niederschrift
Die Verwaltung führt den Vorsitz in der Eigentümerversammlung, gibt ihre Empfehlung zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift.

4. Ganzjährige Beratung
Die Eigentümergemeinschaft und der Verwaltungsbeirat erhalten zur Lösung der gemeinschaftlichen Belange die Beratung der Verwaltung.

5. Hausordnung
Die Verwaltung sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnungen. Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnungen, die schriftlich gemeldet werden, mahnt die Verwaltung bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb.

6. Verträge für die Gemeinschaft¹
a) Abschluss von Verträgen
Abschließen und Kündigen von Wartungs- und Lieferanten-, Versicherungs- und Dienstleistungs- Verträgen im Namen und auf Beschluss der Eigentümergemeinschaft.
b) Zustimmung bei Verkäufen
Von der Verwaltung ist im Falle entsprechender Vereinbarung nach §12 WEG die Zustimmung zur Veräußerung des Sondereigentums zu versagen, wenn Tatsachen bekannt sind, die begründeten Zweifel erkennen lassen, dass der Erwerber sich nicht in die Gemeinschaft einfügt oder seine finanziellen Verpflichtungen gegenüber der Gemeinschaft nicht erfüllt.

7. Überwachung der Dienstkräfte
Betreuen, Überwachen und Beraten des Hausmeisters und anderer Dienstkräfte der Eigentümergemeinschaft.

8. Geldverwaltung
Führen der auf den Namen der Wohnungseigentümer lautenden Bankkonten (Giro und Rückstellungs- Konten etc.) Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder auf Konten einer Großbank, sofern keine Sondervereinbarung getroffen wurde.

9. Rechnungskontrolle und –Anweisung
Rechnerische und sachliche Prüfung aller Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparatur- Rechnungen, Hauswart- und Münzgeldkassen.

10. Buchführung
Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung in dem Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft. Insbesondere:
Führen und Abrechnen von
    • Hausgeldkonten je Sonder- / Teileigentum;
    • Einnahmekonten für Erträge;
    • Ausgabekonten je Kostenart, ohne Ausweis der Mehrwertsteuer;
    • Rückstellungskonten einschließlich Anlage der Mittel;
    • Personalkonten für die Mitarbeiter der Gemeinschaft;
    • Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum
      bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;
    • Mitbuchen der Einnahmen und Ausgaben auf dem Bankkonto;
    • Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung;
    • Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, Melden der
      Gesamt-Heizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Service-Unternehmen,
      Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten
      je Sonder-/Teileigentum in die Einzel-Jahresabrechnung;

11. Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum
a) Anwesenheit vor Ort
Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen.
b) Sonderfachleute
Soweit notwendig, Beiziehen von Sonderfachleuten auf Kosten der Gemeinschaft.

12. Beratung zur Auftragsvergabe
a) Beratung
Beraten bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum (bei Reparaturen Gemeinschaftseigentum)
b) Klärung
Klärung der Zuständigkeit bei Schäden am Sonder- / Gemeinschaftseigentum.
c) Schadensminderung
Beraten der Gemeinschaftz zur Schadensminderung und –Beseitigung.

13. Auftragsvergabe¹
a) Schriftaufträge
Erstellen der schriftlichen Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft.
b) Veranlassungen
Veranlassen der Bauverträge, der Bauleitung und –Überwachung einschließlich Aufmass und Rechnungskontrolle bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen nach vorheriger Beschlussfassung.

14. Überwachung
Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen.

15. Sofortmaßnahmen
a) Einleiten
von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden.
b) Versicherungen
Schadensmeldung an die Versicherung bei Schäden am Gemeinschaftseigentum.

16. Schlüssel-Bestellungen
Beschaffen von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder- / Teil- / Gemeinschaftseigentum.

17. Sicherheitseinrichtungen
Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) z.B. an
    • der Heizung (Sicherheitsventile, Abgaswert, Druck- und Heizölbehälter)
    • den Aufzügen (Haupt- und Zwischenprüfungen, sowie Noteinrichtungen)
    • den Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparatur nach Dachsanierungen)
    • den Lüfteranlagen (z.B. in Tiefgaragen, Läden- und Kellerräumen)
    • den Notbeleuchtungen (in Haus und Tiefgarage)
    • den kraftbetätigten Garagentoren
    • den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen,
      Druckprüfung der Feuerlöscher, Löschwassersteigleitungen, Kontrolle der
      Brandschutztüren und Rauchabzugklappen in den Treppenhäusern etc.
    • Terminvereinbarungen, Mängelbeseitigung und Abrechnung mit den Beteiligten.
18. Allgemeine Verwaltung
Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange. Büroleistungen, wie z.B. Porto, Telefon, Kopien und Dienstfahrten, sowie sie von der Verwaltung im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurden, sind mit dem pauschalen Verwaltungsentgelt abgegolten und werden nicht gesondert berechnet.

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Leistungskatalog zur Sondereigentumsverwaltung

Grundleistungen

    • Übergabe der Wohnung mit Erstellung eines Übergabeprotokolls,
    • in Abstimmung mit dem Auftraggeber Einleitung evtl. außergerichtliche
      Mahnverfahren,
    • Abrechnung der Betriebskosten mit dem Mieter und notwendige Anpassungen der
      Nebenkostenvorauszahlungen
    • Rücknahme der Mietsache bei Beendigung des Mietverhältnisses mit Erstellung
      des Protokolls und evtl. Auswirkungen auf die Kaution,
    • ggf. gerichtliche Verfolgung von Ansprüchen des Auftraggebers gegen den Mieter in
      dessen Vertretung (ohne Übernahme der Verfahrenskosten),
    • Einschaltung eines Rechtsanwalts nach Bevollmächtigung und zu Lasten
      des Auftraggebers,

Besondere Verwaltungsaufgaben / Sonderleistungen
(gesonderte Beauftragung durch den Auftraggeber):
    • Vertretung in Rechtsstreitigkeiten das Mietverhältnis betreffend
    • Einholung von Plänen, Gutachtenerstellungen, Maklerbeauftragung wenn gewünscht
    • Betreuung von Umbau- und Modernisierungsarbeiten


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